Мой блог

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ СОВЕЩАНИЯ

Бесконечные совещания – это один из основных факторов стресса. Ты не успеваешь делать свою работу, в голове уже нет места для информации, часто возникают напряжения между коллегами и поднимаются не самые лучшие эмоции.

Несколько мыслей о том, как сделать удаленные и очные встречи более живыми, чтобы они давали больше энергии, удовлетворения и результата.

Команда проекта «Счастье в деятельности» уже 6 лет работает online. У нас много совещаний, и за годы работы мы очень хорошо прочувствовали, какой разный может быть эффект от них.

Иногда тебе все понятно, сразу хочется что-то сделать и есть теплое чувство к коллегам. А иногда хочется все бросить, чувствуешь возмущение, обиду, и единственное, что ты можешь сделать – это эмоционально пожаловаться кому-то из друзей.

ФОКУС, УСЛЫШАННОСТЬ и ЗАБОТА О ЦЕЛОМ. Вот три момента, на которые руководителю стоит обратить внимание на своих совещаниях.

1. ФОКУС.
Очевидная вещь – у каждой встречи должна быть понятная цель и ограниченная тема. Если, например, это регулярная встреча команды, то тоже – в чем ее цель? Четко проговорить статусы по всем проектам, не вступая в дискуссии. Или донести важные новости и обсудить план действий. Или сейчас скорее важно поддержать контакт, «потрогать», кто как себя чувствует, у кого какие сложности. Это будут разные встречи.

Сколько раз я сама сталкивалась с тем, что кто-то собирает совещание с невнятной повесткой, и потом оказывается, что у всех разные ожидания и половина времени тратится на то, чтобы разобраться, что мы, собственно, обсуждаем.

Также здорово, если все участники в процессе совещания сфокусированы на этой теме, а не занимаются параллельно своими делами.

2. УСЛЫШАННОСТЬ.
Самые большая потеря энергии в совещании происходит тогда, когда у человека возникает ощущение, что его не услышали. Либо его просто не спросили в важной для него теме, либо то, что он сказал, вызвало критику. А самое большое удовлетворение и мотивация что-то делать возникает, когда ты сказал и тебя услышали.

3. ЗАБОТА О ЦЕЛОМ.
Это волшебно, когда каждый участник понимает, что на этом совещании есть не только он сам, но и другие люди, с их мнением, опытом и картиной мира. И что есть то общее, ради чего мы собрались.

И каждый участник способен смотреть со стороны и следить за тем, все ли голоса проявлены и продвигаемся ли мы к цели. Задавать себе проверочный вопрос - действительно ли стоит ли вот это говорить сейчас, на этой встрече, с этими людьми? Что я этим создаю для целого?



Эти три вещи очень хорошо объединяются в формате кругов обсуждения. Этот формат можно применять и на онлайн-встречах, и на очных совещаниях, и даже в общении с друзьями и родственниками.

Идея в том, чтобы в совещании был чек-ин (настройка), несколько кругов обсуждения, каждый из которых сфокусирован на одном простом вопросе и чек-аут (завершение).

Чек-ин – это такой круг настройки на совещание. На совещание пришли живые люди. Круг может быть про то, что со мной сейчас, что меня волнует. Либо про то, какие у меня ожидания от встречи, что важно обсудить. Чек-ин помогает всем быстро войти в состояние здесь и сейчас, почувствовать человеческий контакт с командой.

Дальше структура кругов может быть разная в зависимости от задачи совещания.

В каждом круге участники отвечают на какой-то один простой вопрос. Таким образом даже сложная тема делится на простые части.

Особая красота – в том, чтобы отделить позитив от негатива, победы от уроков, то, что с чем вы согласны, от того, что вызывает напряжение.

Это дает внимание и силе, и голосу критика, и, что очень важно, позволяет избежать обесценивания. Когда, например, ты говоришь – да, мы вот это сделали, но….

В каждом круге участвуют все, кому есть что сказать по этому вопросу.

Перед таким кругом можно дать 1-2 минуты записать свои мысли. Дальше каждый участник кратко говорит 1 свою идею и передает слово следующему человеку. Он дополняет в режиме неповторения. Может быть не один, а больше таких кругов по одному вопросу.

  • Если, например, нужно поштурмить по новому проекту, то сначала руководитель дает информацию, а участники записывают свои мысли. А дальше все говорят в первом круге – что кажется сильным в этом, что меня вдохновляет, что я поддерживаю. Во втором – какие я вижу риски и какие возникают вопросы. И в третьем – какие у меня есть идеи и предложения по доработке.

  • Если мы подводим итоги проекта, то сначала мы можем собрать то, что получилось – наши победы, потом – что не получилось или можно было бы сделать лучше и затем – выводы о том, что дальше мы будем делать по-другому.

  • А если семья собралась на воскресный обед, они могут сначала поделиться тем, что им удалось сделать на этой неделе, своими победами, потом тем, что было сложно или расстроило, а затем поблагодарить кого-то из присутствующих за что-то конкретное на этой неделе. И это будет совсем другое качество общения с родственниками.

Вы можете гибко подбирать структуру таких кругов. Используйте свою фантазию и свое ощущение команды. В том, какую структуру вы зададите, есть большой смысл. Это то, чему вы хотите дать внимание, в чем получить помочь команды.

В таком совещании каждый участник находится максимально в процессе, у каждого есть возможность высказаться и все чувствуют свою ответственность за принятое решение. При этом у руководителя все время остается контроль и решающее слово.

Такой формат хорошо работает для команд до 10 человек, где все участники имеют примерно одинаковый вес относительно обсуждаемого вопроса. Если ситуация другая, эту схему стоит адаптировать.